As ouvidorias públicas federais são concebidas, portanto, como um canal de comunicação entre o Estado e a sociedade, cumprindo uma função de representar os interesses do cidadão junto à administração pública, especialmente os usuários dos serviços públicos.

No âmbito da administração federal, a ouvidoria é definida como uma instância de controle e participação social, é o espaço de acolhimento para receber, examinar e encaminhar, aos setores competentes, todas as sugestões, reclamações, críticas, elogios e denúncias podendo gerar informações com o objetivo de aperfeiçoar o processo de trabalho dentro da organização.

Entre as atribuições legais das ouvidorias públicas federais, é possível destacar: a promoção da participação do usuário na administração pública; o acompanhamento e aperfeiçoamento da prestação dos serviços; o auxílio na prevenção e correção de atos e procedimentos da administração pública; a proposição da adoção de medidas para a defesa dos direitos do usuário; o recebimento, análise e encaminhamento das manifestações do usuário, bem como a adoção de mediação e conciliação entre o usuário e o órgão ou a entidade pública.